Al hablar de comunicación en un negocio, lo primero que nos viene a la cabeza es la externa, aquella que te permite entablar conversación con clientes, inversores, socios… Pero es habitual que la comunicación que se produce dentro de la compañía esté descuidada y esto suele derivar en problemas y pérdida de volumen de negocio. En este artículo, hablaremos de por qué la comunicación interna es clave en tu empresa y no debes descuidarla.

La comunicación interna se integra dentro de la corporativa y se encarga de hacer circular la información dentro de un determinado negocio, es decir, entre las personas que lo componen.

Transmite las metas, los valores, las políticas y los procedimientos de la organización, así como las tareas que está desempeñando cada componente del equipo, sus problemas, retos y logros. Atendiendo al puesto que ocupan las personas que realizan ese acto de comunicación, hay dos tipos: la comunicación vertical, producida entre los miembros de diferentes puestos en una jerarquía, y la comunicación horizontal, que ocurre cuando todos los empleados están en el mismo nivel.

Lo importante es que la comunicación circule con fluidez, independientemente del puesto que ocupe cada persona dentro de la cadena de trabajo de la empresa.

El problema que suele existir en la comunicación vertical es que no se produce de forma bilateral, sino que es habitual que haya un hilo de arriba hacia abajo, pero no otro de vuelta. El hecho de no recibir un feedback por parte de los miembros de toda la cadena de trabajo, de no escuchar «a los de abajo» hace que las personas que ocupan puestos con capacidad de decisión no cuenten con la información global de la situación y tomen esas decisiones sin contar con una panorámica completa y realista.

La comunicación vertical unilateral genera, además, una sensación de descontento en el personal porque siente que no se escuchan sus necesidades, sus problemas, sus retos y, por tanto, no se solucionan sus problemas. Todo esto deriva en que el clima laboral empeore y la productividad caiga. Pero además, el desconocimiento de la información completa impide tomar decisiones acertadas, solventar deficiencias en procesos y cubrir necesidades de los trabajadores o, lo que es lo mismo, lleva a las empresas a perder dinero.

El objetivo es conseguir una comunicación interna transversal, que incluya a todos los miembros del equipo y que facilite procesos y herramientas de conversación activa que, además tienen que ser escuchadas en el sentido más amplio de la palabra, el que implica soluciones y respuestas a problemas y demandas.

Hay diversas herramientas con las que materializar este tipo de intercambio de datos, como los tablones de anuncios, correos electrónicos, newsletters internas, reuniones, llamadas telefónicas…

La comunicación interna fluida y saneada ayuda a crear un entorno donde los trabajadores se sienten informados, valorados y conectados con el propósito de la empresa. Si te preocupas por preguntarles qué está ocurriendo, sabrán que te importa su opinión.

También te asiste en la tarea de construir una buena identidad de marca en el seno de tu negocio. Para poder transmitir una imagen consolidada, el primer paso es que su interior la conozca en profundidad y sepa cómo construirla.

Problemas de una mala gestión de la comunicación interna

Peter Drucker, uno de los teóricos de la administración más destacados del siglo pasado, afirmó que “el 60 % de los problemas en una compañía son consecuencia de una mala comunicación”. Y no se equivocaba, ya que una incorrecta gestión de la comunicación interna es uno de los mayores obstáculos de los negocios en España.

Una mala comunicación interna afecta directamente a la productividad de tus empleados. Si no se sienten escuchados ni reciben un feedback por parte de sus superiores, se desmotivarán, lo que desembocará en una caída de su rendimiento y en una falta de compromiso con la empresa.

Esto es peligroso, sobre todo en la gestión y retención del talento. Cuando contratas a una persona, normalmente inviertes tiempo y recursos en formarla y enseñarle las políticas y las prácticas de tu organización. Pero todo este esfuerzo se esfumará si no está contenta, ya que las probabilidades de que se vaya en busca de un trabajo que le estimule más serán más altas.

Por el contrario, si recibe un reconocimiento por sus logros, conoce lo que ocurre en todo momento y se siente parte de un equipo, mejorará su motivación y, con ella, su productividad.

Una comunicación ineficaz puede dañar la imagen de tu marca. Lo verás claramente con un ejemplo que hemos visto en varias empresas distintas con equipos comerciales. La falta de comunicación interna vertical hacia ellos y horizontal entre ellos, sumada a la falta de un criterio único, ha llevado en distintas ocasiones a que precios, servicios adicionales y descuentos por volumen hayan variado en función del comercial que ejecutó la venta.

Esto ha derivado en varias crisis con los clientes, que se conocen entre sí y se han enfadado al ver que tienen distintas condiciones ante un mismo tipo de compra.

Otro problema derivado de una comunicación interna mal gestionada es la brecha entre los departamentos de tu negocio. La falta de diálogo entre los empleados provocará que no tengan conocimiento de qué están haciendo sus compañeros, lo que se agrava en casos en que hay varias ubicaciones. Conocemos casos de empresas que han tenido a varias personas distintas realizando la misma tarea sin saberlo, con la consecuente pérdida de dinero que esto conlleva, o de compañías que no optimizan el potencial de sus empleados porque directamente no lo conocen, y tienen a personas ejecutando tareas para las que no están preparados y viceversa, equipo sobrecualificado para las tareas asignadas.

La solución pasa por una buena gestión

Todos estos problemas pueden solucionarse con una buena gestión de la comunicación interna. Este proceso tiene varios pasos e incluye la implementación de canales claros y accesibles, el establecimiento de una estrategia efectiva y el fomento de una cultura de transparencia.

Eso sí, es una tarea complicada y que requiere de tiempo, conocimientos y experiencia. En VINCUSYS ofrecemos un servicio de consultoría de comunicación para empresas con la misión de mejorar todos estos aspectos y optimizar los recursos de las compañías. Contacta con nosotros y te ayudaremos a poner en marcha una comunicación interna eficiente para tu negocio.